Wie kommunizieren wir und worauf achten wir bei der Change-Kommunikation?
Wie in jedem Projekt gibt es auch in diesem Projekt unterschiedliche Zielgruppen, die über das Veränderungsvorhaben sowie über den aktuellen Projektverlauf informiert werden müssen. Unsere Zielgruppen bilden sich aus Systemingenieur:innen, Produktingenieur:innen, Einkäufer:innen, Vertriebler:innen, Produktionsmitarbeitenden, Führungskräften und dem Management. Für jede Zielgruppe sind unterschiedliche Informationen relevant, da mit jedem Rollout unterschiedliche Unternehmensbereiche und somit Mitarbeitende betroffen sind. Nicht jede neue Funktionalität ist also für jeden Mitarbeitenden zutreffend. Grundsätzlich ist es uns daher ein Anliegen, in jeder Kommunikationsmaßnahme das Bewusstsein für das Projekt und für die neue Funktionalität zu stärken, indem wir die Art der Veränderung user-spezifisch beschreiben. Wir unterscheiden somit zwischen Informationen, die alle User betreffen und Informationen, welche nur eine Gruppe von Mitarbeitenden betrifft. In den nachfolgenden Abschnitten greifen wir ein paar Kommunikationsmaßnahmen (vgl. Abb. 2) heraus und beleuchten diese näher.
Bei der Erstellung von Kommunikationsmaßnahmen stellen wir uns dabei die Frage, welches Format und welcher Inhalt für die jeweilige Zielgruppe am sinnvollsten ist. Betrifft die Information alle User weltweit, arbeiten wir hauptsächlich mit dem Versand von E-Mails. Hier nutzen wir entsprechende Verteilerlisten, welche alle PLM-Nutzer weltweit beinhalten. Da das Projekt von München aus gesteuert wird, haben wir nicht die Möglichkeit, alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Flyern bzw. Offline-Kommunikationsmaßnahmen zu erreichen. In Bezug auf Mailings ist darauf zu achten, den Inhalt bzw. den Text kurz zu halten, sodass die wesentliche Information transportiert wird. Wir beschränken uns daher bei Mailings auf Kernaussagen. Zusätzlich achten wir bei den Mailings darauf, den Betreff kurz und aussagekräftig zu gestalten, sodass der Empfänger den Inhalt auf einen Blick abschätzen kann. Auch unterstützen wir die schriftlichen Inhalte oft mit einer generischen Darstellung, um den Inhalt in der Mail noch transparenter zu gestalten.
Für allgemeine Informationen nutzen wir unsere Projekt-Intranetseite. Auf diese haben alle Mitarbeitenden Zugriff und können sich über das Projekt sowie den Projektfortschritt erkundigen. Zudem sind auf der Seite die Kontaktdaten des Projektteams und der Projektsponsoren zu finden. Die Intranetseite dient als eine Art Außendarstellung für das Projekt, auf der sich die User allgemeine Informationen zum Projekt ziehen können. Bei der Content-Erstellung achten wir dabei darauf, nicht zu sehr ins Detail zu gehen. Zum Beispiel gestalten wir hier die Projekt-Timeline je Rollout sehr generisch, ohne alle Meilensteine einzuarbeiten. Auch arbeiten wir hier eher mit Bildern bzw. Darstellungen und Verlinkungen als mit Textblöcken. Hierdurch ermöglichen wir den Usern einen übersichtlichen sowie allgemeinen Einblick in das Projekt. Damit sich der User schnell zurechtfindet, haben wir zudem für jeden Rollout einen eigenen Reiter eingebaut, sodass sich der Leser schnell in der Navigation zurechtfindet. Generell achten wir in der Gestaltung unserer Intranetseite darauf, die Inhalte auf die wesentlichen Informationen zu beschränken. Wir haben grundsätzlich die Erfahrung gemacht, dass zu viel Content überfrachtend auf die Leserschaft wirken kann und sich der Aktualisierungsaufwand massiv erhöht.
Zur allgemeinen Projektinformation arbeiten wir zudem mit Wimmelbildern. Das Wimmelbild richtet sich an alle Mitarbeitenden und Führungskräfte und dient dazu, den Nutzen des Projekts zu verdeutlichen sowie das Bewusstsein für das Projekt zu stärken. Anhand des Wimmelbilds gelingt uns dies auf eine lockere Art und Weise, da wir hier mit spielerischen Figuren und bunten Farben arbeiten. Mit dem Wimmelbild versuchen wir die Aufmerksamkeit der User auf das Projekt zu richten und sie neugierig zu machen. Diese Neugier verstärken wir, indem wir die Wimmelbilder in der Cafeteria, in Gängen und Fluren, sowie auf Bildschirmen und in der Aula platzieren. Auf diesem Weg erhoffen wir uns einen regen Austausch und damit einhergehend ein besseres Verständnis für das Projekt. Ziel ist es hierbei, dass die Mitarbeitenden vor dem Wimmelbild stehenbleiben, es anschauen und gemeinsam über den Inhalt sprechen.
Geht es darum, alle operativ arbeitenden Mitarbeitenden über den Rollout bzw. den Go-Live zu informieren, arbeiten wir mit digitalen Projekt-Newslettern. Der Newsletter enthält im Gegensatz zu Mailings detailliertere Informationen bezüglich des anstehenden Go-Lives und zeichnet sich durch ein visuell ansprechendes Layout aus. Inhaltlich wird der Newsletter so konzipiert, dass alle relevanten Informationen, wie zum Beispiel, Go-Live Start, Erläuterung des Scopes, der Funktionalität, der betroffenen User Gruppen, sowie Start der Trainings, enthalten sind.
Der digitale Newsletter wir zudem kurz vor Go-Live auch im Management-Format erstellt. Dieser Management-Newsletter richtet sich an alle Führungskräfte, Fachgebiets- und Abteilungsleitende sowie die Geschäftsführung. Hier besteht der inhaltliche Fokus insbesondere in der Stärkung des Bewusstseins, dass den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die entsprechenden Ressourcen eingeräumt werden, damit diese Zeit für anstehende Trainings aufbringen können. Es gilt daher, die Mitarbeitenden für den anstehenden Rollout durch die Führungskräfte zu unterstützen. Aus diesen Gründen erstellen wir hier einen zusätzlichen Management Newsletter.
Für die spezifische User-Information, z.B. für die Produkt-Ingenieure, arbeiten wir zusätzlich mit Simple Shows. Simple Shows sind kurze und user-freundliche Video-Formate, mit einer Länge von höchstens fünf Minuten. Hier wird mithilfe einer nutzerfreundlichen Didaktik, die neue System-Funktionalität erklärt. Anhand von Bild und Sprache erhalten die User somit in wenigen Minuten einen Überblick über die Neuerungen im PLM System. Wir nutzen die Simple Show, um den Usern anhand von visueller Darstellung den Umfang der Funktionalität auf eine spielerische Art und Weise zu vermitteln, ohne sie mit detaillierten Zusatzinformationen zu verwirren. Ziel ist es hier, einen kurzen und verständlichen Abriss der neuen Funktionalität innerhalb des PLM-Systems zu vermitteln. Die jeweilige Simple Show wird auf der firmeninternen Intranetseite platziert und wird zudem auch in den jeweiligen Newslettern verlinkt.
Damit wir den Austausch zwischen Projektteam und betroffenen Usern fördern und stärken, haben wir zudem eine eigene Projekt-E-Mail-Adresse eingerichtet. Mit dieser Maßnahme ermöglichen wir, dass die User bei Problemen bzw. Fragen einen Ansprechpartner haben und uns anschreiben können. Wenn User zum Beispiel mehr Information bzgl. der anstehenden Rollouts, Funktionalitäten oder Trainings hat, kann er eine Mail an das Projekt-Postfach senden. Wir im Team versuchen, die Fragen so schnell und gut wie möglich zu beantworten.